Fotó: Tokár Eszter
“A virtuális asszisztens (általánosan rövidítve VA, gyakran virtuális irodai asszisztens) egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik virtuálisan, a távolból (otthonról, úgynevezett „home office”-ból), segítenek vállalkozásoknak, támogatják azok működését. A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüknek, tapasztalatuknak, érdeklődési körüknek megfelelően. Hazánkban virtuális asszisztens néven futnak azok a vállalkozások, akik virtuális adminisztrációs asszisztencia szolgáltatásokat látnak el.
A virtuális asszisztens nem feltétlenül, s nem minden esetben egyenlő egy „virtuális titkárnővel”.
Forrás: Wikipedia
Cégvezetőként miért érdemes egy virtuális asszisztensnek kiszervezni az irodai feladatokat?
A virtuális asszisztens szabadúszó, egyéni vállalkozó, aki szerződéses kapcsolatban áll
ügyfeleivel, melynek része a titoktartási kötelezettség, így ugyanolyan biztonsággal vehető igénybe az általa nyújtott szolgáltatás. Bizalmasnak számító feladatkörök is (pl.: pénzügyi- és HR adminisztráció) nyugodt és biztonságos körülmények között kiszervezhetőek.
A vállalkozói partnerkapcsolatból adódóan lényegesen költségkímélőbb megoldás.
A virtuális asszisztens előnyei a munkavállalói foglalkoztatáshoz képest:
- a szolgáltatásról számlát állít ki, mely akár költségként is elszámolható
- nem keletkezik bér- és járulékfizetési kötelezettség
- megtakaríthatóak az egyéb munkáltatói hozzájárulási költségek is
- nem kell számolni fizetett szabadsággal sem
- nincs utána havi bérszámfejtési költség
- saját eszközökkel és home office jelleggel dolgozik, így egy új alkalmazott eszközberuházásainak költsége is megspórolható
- virtuális asszisztenssel lehet együtt dolgozni hosszú távon, vagy akár rövid távon is, alkalmi/projekt jelleggel
- a kiszervezett feladat jellegétől függően a díjazás történhet óradíj alapon, illetve fix összegben a felek megállapodásától függően
Vállalkozói szemléletmóddal támogatja a vállalkozást, mindemellett a partneri kapcsolat gördülékenyebb, eredményesebb és motiváltabb munkavégzést tesz lehetővé. További előny, hogy egy virtuális asszisztens általában szélesebb körű tapasztalattal rendelkezik egy általános irodai asszisztensnél, adminisztrátornál.
Milyen esetekben merülhet fel igény a virtuális asszisztens szolgáltatásaira?
Néhány példa a teljesség igénye nélkül:
- Leginkább kisebb, nemrég indult cégekre jellemző, hogy a cégvezető maga végzi a háttérfeladatokat és ez a helyzet hátráltatja a cég fejlődését, mert elveszi az időt a lényegi munkavégzéstől (vezetői feladatok, szervezés). Ez egy darabig fenntartható állapot, de előbb, vagy utóbb felmerül az igény, hogy jó lenne a papírmunkát, adminisztrációt egy asszisztensre bízni. Ezzel egyidőben általában fennál a dilemma, hogy ugyan fel kéne venni valakit, de a költségkeretbe még nem fér bele egy alkalmazott az irodai feladatok elvégzésére és egyébként még nem is lehetne egy főállású pozíciónak megfelelő mennyiségű feladatkört összeállítani. Ilyenkor jut el odáig egy vezető, hogy elkezd azon gondolkodni, hogy mégiscsak felvenne egy részmunkaidős asszisztenst. Aztán megkéri a könyvelőjét, hogy tájékoztassa a részmunkaidős foglalkoztatás költségeiről. A könyvelőtől kapott információ alapján érdemes összehasonlítani a részmunkaidős alkalmazott és egy virtuális asszisztens költségeit.
- A fenti példától eltérően is bármikor felmerülhet az igény egy nem teljes munkaidős asszisztensre, irodai adminisztrátorra, akár csak részfeladatok elvégzésére: pl. számlázás, vagy weboldal termék információinak karbantartására stb.
- Időszakonként előfordulhat, hogy az általános ügymenettől eltérő, terheltséget és túlórákat eredményező munkamennyiség halmozódik fel (pl.: extra megrendelés/megbízás érkezik, határidős projektek vannak kilátásban stb.)
- A gyorsabb döntéshozatal támogatása érdekében szükség lenne egy jól átlátható, folyamatosan aktualizált nyilvántartásra, vagy csak szimplán eluralkodott a káosz az irodai adminisztrációt illetően és a kollégák közül senki nem ér rá, hogy rendet teremtsen benne.
- Érkezhetnek olyan kezelhetetlen és nagy mennyiségű adatot tartalmazó adatszolgáltatások, amiket használható formátumba kellene rendezni a további munkavégzéshez.
- Ellenőrzés lesz a cégnél és kellene valaki aki segít összeállítani az adatszolgáltatásokat, dokumentációkat, esetleg besegít scannelni, nyomtatni és rendszerezni is.
- Szabadság időszaka alatti helyettesítés esetén.
Hogyan lesz valakiből virtuális asszisztens?
Amikor már hosszú éveket eltölt valaki az irodai világban és számos profilú cégnél ült már a forgószékben, esetleg ügyvezetői asszisztensként, vagy pénzügyesként tűzközelből szerezhetett tapasztalatokat az üzleti életet illetően, akkor késznek érezheti magát a változásra, hogy Ő maga is vállalkozó legyen.
Na igen ám, de a világ életében adminisztrációval foglalkozó munkavállaló mit is kezdjen a nagy változás iránti igényével? Hiszen a szakma, ami a kezében van, a klasszikus értelemben véve nem is igazán szakma. Aztán egyszer csak eszébe jut a reggeli kávéját kavargatva, hogy miért ne dolgozhatna vállalkozóként több cégnek egyszerre?
Kívülről is érkezhet a változás irányába mutató lehetőség, hiszen hozhatja úgy a sors, hogy több helyről érkezik megkeresés, ha mindegyiket tudná vállalni, akkor adott a helyzet, mivel szabadúszóként ez lehetséges, munkavállalóként aligha lenne rá esély.
A fenti példa az adminisztratív feladatokat ellátó virtuális asszisztenssé válás egy lehetséges forgatókönyve. Vannak virtuális asszisztensek, akik kézzel foghatóbb szakmával rendelkeznek, marketinggel, grafikai szolgáltatásokkal stb. színesítik a VA-k világát. Náluk talán hamarabb eljön a felismerés, hogy vállalkozóként is tudnak elérni sikereket.
Szabadúszóvá válásom története
A magam részéről 2018-ban kezdtem szabadúszóként tevékenykedni, akkor még nem tudtam, hogy amire készülök az a nagybetűs Virtuális Asszisztens fogalomkörét fedi le. Egyszerűen besokalltam az egyik munkahelyemen és ezzel egy időben érkeztek lehetőségek, amik közül egyrészt nem tudtam választani, másrészt egyik sem volt főállású, határozatlan időre szóló munkaviszony. Nekem pedig ennél stabilabb megoldásra volt szükségem. Ekkor kavargattam meg azt a bizonyos kávét reggel és megfordultam a forgószékemben: „Vállalkozó leszek és mindet elvállalom!”
Mik az előnyei a szabadúszó asszisztensi létnek?
Több lábon állás biztonságérzete
A bevétel több helyről érkezik, jó esetben egy időben, így mindig van lehetőség újratervezésre, ha az egyik láb meginogna. A munkavállalók minden esetben kiszolgáltatott helyzetben vannak egy cégnek (még ha ez nem is feltétlenül tudatosul bennük), például egy esetleges elbocsájtás esetén jön a szokásos érvágás: „Úristen! Megszűnt a munkám, most mihez kezdjek?”
Szabad időbeosztás
Na igen! Ez a valakinek vagy megy, vagy nem tipikus esete. Csak annak ajánlom ezt a létformát, aki jól priorizálja a feladatait, belefér az életébe, hogy esetenként éjszaka hozza be a lemaradásait. Jól hangzik a szabad időbeosztás, és jó is, ha jól vannak ütemezve a feladatok, de sokszor vállalkozóként az összes munkaóra egy napra vetítve több lehet, mint munkavállalóként volt. Cserébe nem kell engedélyt kérni senkitől, ha napközben kell elintézni valamit. Összességében a szabad időbeosztás mindenképpen pozitívum.
A partnerkapcsolat adta előny
Jellegéből adódóan megszűnik a szokásos munkáltató és munkavállaló között fennálló alá-fölérendeltségi viszony. Ez mindenképp pozitívan hat a kommunikációra, együttműködésre a felek között, illetve sokkal eredményesebb, gördülékenyebb munkavégzést tesz lehetővé.
Motivált munkavégzés
Mivel az ügyfél elégedettsége a legfőbb szempont, így munkavégzés közben mindig jelen van a motiváció, ami folyamatosan energiával, lendülettel lát el, hogy mindig a legjobb minőségű munka kerüljön a megrendelő virtuális asztalára.
Bevétel
Ha úgymond jó összetételű az ügyfélköre egy virtuális asszisztensnek, akkor jó esetben nagyobb bevételre tesz szert, mintha főállású munkaviszonyban ugyanazt a tevékenységet látná el egy cégnek.
