Clickup – hogyan takaríts meg napi 1 órát és lásd át újra feladataid?

Mielőtt belevágunk, tartsunk egy rövid helyzetértékelést.

Gondolj bele, mennyi időt töltesz naponta azzal, hogy ismétlődő feladatokat végzel el vagy kutatsz dokumentumok, jegyzetek, feladatok után? 
Gondold át azt is, hogy mennyi idő megy el arra, hogy azon gondolkozol, mit is kellene csinálni épp? Vagy tudod, hogy van egy fontos teendőd, de egy Istenért nem jut eszedbe.

Feladataid, projektjeid, céges dolgaid még mindig Excelben, rosszabb esetben a saját fejedben tartod számon? 
Kezded azt érezni, hogy átláthatatlan körülötted minden és már nem bírod tovább? 
Vannak leírt folyamataid, amit újra és újra tudsz használni? Ha nincs, mennyi idő minden egyes alkalommal összerakni egy cselekvési tervet (TO-DO list) a következő projektre? Rosszabb esetben csak improvizálsz?

A felsorolt kérdésekre őszinte választ adva biztos vagyok benne, hogy most meglepődve ülsz és azon gondolkozol, hogy “úr Isten, ez rengeteg idő és energia, mindenképp változtatnom kell rajta!”

A megoldás egyszerű, de közben bonyolult is. A világ rohan, teendőink megszámlálhatatlanok és közben folyamatosan változnak is.

A megoldás a folyamat optimalizáció és egy szoftver:
Folyamatoptimalizáció: Szánj rá egy napot, amikor leülsz és felírsz minden egyes teendőt, amit el kell végezned. Meg fogsz lepődni mennyi minden van. Ha ez kész, elemezd ki őket, próbáld standardizálni és optimalizálni vagy elfelejteni azokat, ahol nehézséget tapasztalsz. 

PRO tipp: Készíts sablonokat, amiket újra és újra fel tudsz használni egy új projektnél.

Szoftver: Hogy mindez egy helyen legyen, és mindig értesítsen valaki róla, hogy éppen mit kellene csinálnod és milyen feladatok, programok, teendők közelegnek szükség lesz a digitalizációra és egy projektmenedzsment szoftverre, aminek a neve ClickUp.

Egy mondatban összefoglalva a szoftvert: A ClickUp lesz a vállalkozásod központi irányító rendszere, amibe belépve pontosan látni fogod mi történik és minek kell történnie vállalkozásodban, miközben rengeteg időt és adminisztrációt spórol meg neked.

Képzeld el, hogy belépsz a szoftverbe és rögtön látod,

…mit kell aznap Neked és kollégáidnak elvégezni,

…hogyan állnak a projektek,

…hogyan áll értékesítésed, ügyfélmenedzsmented,

…mennyire vagy leterhelt, amit egyszerű delegálással és vizuális átszervezéssel orvosolhatsz,

de akár a levelezésed is láthatod és ez még nem minden.

Ingyenesen kipróbálható, így érdemes pár órát arra szánni, hogy kipróbáld és megtaláld, hogyan tudnád Te is kiaknázni a lehetőségeket.

Annyira gazdag funkciókban és olyan szinten testreszabható, hogy szinte az összes területre rá tudod szabni, legyen szó egy jó CRM-rendszer kiépítéséről, pénzügyi riportok készítéséről vagy ügyfélélmény növeléséről, sőt egy új munkatárs felvétele is könnyedén menedzselhető.

A leginkább az alábbi visszajelzéseket kapom és tapasztaltam is saját bőrömön, mikor bevezetjük a szoftvert: 

• “Olyan szinten testreszabható, hogy még a kutyám étkezési szokásait is itt menedzselem!”
• Újra átlátható a vállalkozás, pár kattintással az egész cég átlátható és rendkívül hasznos a tervezésnél
• Átlagosan napi 1-2 órát megtakarít a cégeknek
• Imádják a sokrétűséget, hogy szinte bármire lehet használni (pl. CRM, munkatárs kiválasztás és onboarding, ügyfél életciklus menedzsment stb.), de ha szükség van rá pár pillanat alatt integrálható szinte az összes elképzelhető egyéb alkalmazással (CRM, marketing automatizációs szoftver, időpontfoglalási rendszer stb.)
• Gmail és Outlook integráció életeket ment, rettentően leegyszerűsíti a levelezést.

A ClickUp elérhető örökösen ingyenes verzióban, de számos hiányosság jelentkezik, például az űrlap funkció nem elérhető, korlátozott számú automatizmus vehető igénybe stb. Egyszemélyes vállalkozóként indulásnak tökéletes lehet, de ha már csapatod van és haladóbb a vállalkozás, akkor érdemes a fizetősek felé kacsintgatni. 

Business előfizetéssel szinte az összes funkció elérhető már, aminek éves előfizetése 108 dollár (33 ezer forint)/ felhasználó.

A megismerkedésem még 2018-ra nyúlik vissza, amikor weboldal készítéssel és marketing kivitelezéssel foglalkoztam. A rendszer, amiben dolgoztam enyhén fogalmazva is egy káosz volt. Alvállalkozóként egy ügynökségnek kezdtem dolgozni és napi 1-2 órát simán eltöltöttünk ilyen-olyan kommunikációval, egyeztetéssel és adminisztrációval. Éreztük, hogy ez nem jó irány. Szerencsére itt jött az első találkozás a ClickUp-al. Az ügynökség elkezdte használni és minden megváltozott. 

Mint közreműködő meghívtak a ClickUp felületükre és onnantúl kezdve letisztult minden. Felvittük a feladatokat és rájöttünk, hogy rengeteg a hozzáadott érték nélküli eltöltött időmennyiség. Szerencsére a szoftver segítésgével és folyamatoptimalizálással ezeket automatizáltuk és kiiktattuk a munkából. Hirtelen minden könnyebb és átláthatóbb lett, valamint rájöttünk, hogy az ügyfélmenedzsment és az alvállalkozók menedzselésére kiválóan alkalmas a rendszer

Rögtön bevezettem a saját bizniszembe és elkezdtem magánemberként is használni. (Kiválóan elfér egymás mellett a kettő, szuperül átlátható így minden feladat és projekt) Azt kezdtem tapasztalni, hogy nem futok a feladatok után és marad idő egyéb dolgokra is.

Ezután jött egy váltás, ahol felhagytam az addigi biznisszel és csak a folyamatoptimalizálásra és a ClickUp bevezetésére koncentráltam más cégeknél. 

Összegezve, a ClickUp felismertette velünk azt, hogy folyamatokban kell gondolkodnunk és megmutatta mennyi felesleges dolgot végzünk, majd lehetővé tette, hogy ezeket eltüntessük és automatizáljuk, amivel időt takarítottunk meg, átláttuk újra a projekteket és növekedni tudtunk.

Az előzőekben már említettem, hogyan változtatta meg az életem a szoftver. Ennek következtében annyira beleszerettem, hogy mára már én segítek vállalkozásoknak a legjobbat kihozni a szoftver segítségével a vállalkozásból. Ha érdekel, hogyan teszem ezt, akkor weboldalamon (webtaker.hu) vagy emailen keresztül (info@webtaker.hu) írj rám nyugodtan és felvázolom a lehetőségeket egy első, ingyenes konzultáción.

Katkics Zoltán – ClickUp szakértő